Sivers

Джерело : https://news.dtkt.ua/simple/common/73119-z-26-listopada-dije-poryadok-vedennya-tovarnogo-obliku-dlya-fop-analiz-vid-redakciyi

Мінфін Наказом від 03.09.2021 р. № 496 затвердив Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку. У цій аналітиці докладно проаналізуємо новий Порядок – кому та як потрібно вести товарний облік, і що буде, якщо цього не робити

Що таке «товарний облік»

    Обов’язок ведення товарного обліку визначений п. 12 ст. 3 Закону про РРО.

Але, звертаємо увагу на один технічний нюанс: у тексті п. 12 ст. 3 Закону про РРО «вести в порядку, встановленому законодавством, облік товарних запасів, здійснювати продаж лише тих товарів (послуг), що відображені в такому обліку» є слово «послуг».

На нашу думку, вести товарний облік  послуг неможливо, і це очевидна помилка законотворців. 

Тому надалі будемо говорити лише про облік товарів, якими торгує ФОП. До того ж у п. 1 розділу І Порядку № вже міститься інша словесна конструкція про те, що цей порядок поширюється на ФОП, які «зобов'язані вести облік товарних запасів та здійснювати продаж лише тих товарів, що відображені в такому обліку». Тобто, новий Порядок підтверджує нашу точку зору і стосується лише товарів.

Які підприємці мають вести товарний облік

    За загальним правилом та зважаючи на зміст ведення бухгалтерського обліку, обов’язок ведення саме бухгалтерського обліку всіх активів та зобов’язань поширюється лише на юридичних осіб. 

Фізичні особи – суб’єкти господарювання бухоблік не ведуть, тому доходи і витрати вони визначають за касовим методом, а облік активів (зокрема, матеріалів, товарів тощо) вони можуть вести добровільно, і цей облік неможливо регламентувати.

Проте, податківці намагалися зобов’язати ФОП вести облік товарів хоча б у певних випадках. І таким випадком наразі є торгівля товарами у поєднанні з розрахунковими операціями. Так, з 1 серпня 2021 року були внесені зміни до Закону про РРО, і тепер деякі категорії ФОП повинні вести товарний облік. 

Умова перша: ФОП торгує товарами та здійснює розрахункові операції.

ФОП, які не торгують товарами або не здійснюють розрахункових операцій під час торгівлі товарами, товарний облік вести не зобов’язані.

    Розрахункові операції – це не тільки готівка, а ще й приймання платіжних карток за допомогою POS-терміналу у точці продажу  та інтернет-еквайринг, що підключений на сайті для дистанційних оплат.

Безготівкові платежі, які ФОП отримує без застосування POS-терміналу та інтернет-еквайрингу, розрахунковими операціями не є, а відтак не потребують застосування РРО і ведення товарного обліку.

Умова друга: вести товарний облік чи ні, залежить від системи оподаткування та групи ФОП.

Товарний облік повинні вести ФОП, які торгують товарами та здійснюють розрахункові операції і належать до таких груп:

• Всі ФОП на загальній системі;
• Всі ФОП на єдиному податку 3-ї групи за ставкою 3% (платники ПДВ);
• Всі ФОП на єдиному податку будь-якої групи, які торгують такими трьома групами товарів:

• (1) технічно складними побутовими товарами, що підлягають гарантійному ремонту;
• (2) лікарськими засобами та виробами медичного призначення (ветеринарних препаратів та засобів для лікування тварин це не стосується!);
• (3) ювелірними та побутовими виробами з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Товарний облік не ведуть ФОП-єдинники, які одночасно:

• перебувають на єдиному податку 1, 2 та 3-ї групи за ставкою 5% (неплатники ПДВ);
• не торгують трьома групами товарів, що зазначені вище.

ЯКИМ ФОП ПОТРІБНО ВЕСТИ ТОВАРНИЙ ОБЛІК

Документальне забезпечення товарного обліку

    Оскільки ФОП не ведуть бухоблік, то до них не застосовуються норми Закону про бухоблік, зокрема, ті, які визначають поняття первинного документа. Тому у п. 2 розділу І Порядку № 496 надано власне визначення двох «документальних» понять:

• Документи, які підтверджують облік та походження товарів – це Форма ведення обліку товарних запасів, визначена додатком до цього Порядку (далі - Форма обліку), та первинні документи.
• Первинні документи – це опис залишку товарів на початок обліку, накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупки, фіскальні чеки, товарні чеки, інші документи, що містять реквізити, які дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару (найменування суб'єкта господарювання, реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі - РНОКПП) або код згідно з ЄДРПОУ суб'єкта господарювання, серія та номер паспорта / номер ID картки для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті), дату проведення операції, найменування, кількість та вартість товару.

    Отже, маємо два види документів:

1. Форму обліку, яка по суті є зведеним документом та містить зведену інформацію з первинних документів.
2. Первинні документи, які власне містять аналітичну інформацію про товарні запаси та додаються до Форми обліку. У визначенні поняття первинних документів наведено невичерпний перелік видів документів, які вважаються первинними документами та вичерпний перелік їх реквізитів.

    Очевидно, що контролери під час перевірки будуть перевіряти наявність в  первинних документах обов’язкових реквізитів, а саме:

• найменування постачальника та отримувача товару. Постачальником та отримувачем товарів може бути як суб’єкт господарювання, так і фізособа, яка не є СГ, якщо ФОП купував та/або повертав товари такій фізособі;
• коди постачальника та отримувача - згідно з ЄДРПОУ, РНОКПП або серія та номер паспорта;
• дата проведення операції з товарами;
• найменування, кількість та вартість товару.

    Серед реквізитів первинного документа не згадано про ціну товару, тож якщо ви в документі не зазначите ціну, але вкажете загальну вартість товару, то такий документ відповідатиме вимогам Порядку № 496. Проте краще все розписати докладно, щоб не виникло питань, звідки взялася ця загальна сума.

    І найголовніше! Кожен рух товарів повинен підтверджуватися первинним документом, включаючи використання товарів на власні потреби ФОП.

Початок ведення товарного обліку

    Товарний облік у ФОП має починатися з певної відправної точки.

Для цього складається Опис залишку товарів на початок обліку. Відповідно до п. 2 розділу І Порядку № 496 цей документ складається в довільній формі та має містити інформацію про:

• найменування товарів, наявних у ФОП на дату набуття ним обов'язку щодо ведення обліку товарних запасів;
• кількості таких товарів (із зазначенням одиниці виміру);
• вартості товарів, яку ФОП визначає самостійно.

    На підставі визначення Опису залишку товарів на початок обліку та змісту п. 5 розділу ІІ Порядку № 496 доходимо висновку, що складати такий опис потрібно на дату набуття ФОПом обов'язку щодо ведення обліку товарних запасів. Нагадаємо, що такий обов’язок для ФОП введено ще з 1 серпня 2021 р., і всі ФОП, які на цю дату підпадали під вимоги товарного обліку (див. таблицю 1), мали б почати його вести ще з 1 серпня! Але на цю дату ще не було затвердженого порядку ведення товарного обліку.

    Перший запис про залишки товарів до Форми не вноситься, якщо у ФОП, в яких виникає обов'язок щодо ведення обліку товарних запасів, відсутні залишки товарів на дату виникнення такого обов'язку.

Поточне ведення товарного обліку

    Товарний облік ведеться постійно шляхом внесення до Форми обліку інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів, які є невід'ємною частиною такого обліку – п. 1 розділу ІІ Порядку № 496. Записи вносяться в хронологічному порядку – п. 4 ІІ Порядку № 496.

Як вносити у Форму обліку поточні записи, написано у п. 3 розділу ІІ Порядку № 496.

Кожний рядок Форми обліку відповідає одному первинному документу.

Правила їх заповнення самоочевидні. Зокрема, у графі 6 в разі отримання товару зазначається постачальник (від кого отримано товар), а в разі вибуття товару внаслідок повернення постачальнику або продажу товару без реєстрації такого продажу через РРО – зазначається отримувач (кому повернено або кому продано товар).

У графі 7 зазначається надходження товару, а у графі 8 – вибуття. Оскільки одним документом, як правило,  не оформлюється одночасно і надходження, і вибуття товару, то ці дві графи не будуть заповнюватись в одному рядку.

    Товар може надходити від:

• постачальників – закупівля товару або сировини для виробництва продукції;
• покупців – повернення раніше проданого їм товару;
• з інших місць продажу в порядку переміщення товару між місцями продажу (докладніше про це – далі).

    Напрямки вибуття товару можуть бути такими:

• продаж товарів в безготівковій формі (саме так і написано в найменуванні графи 8). Насправді автори Форми обліку мали на увазі такий товар, який продано без проведення розрахункової операції – див. приклади 3 та 4.
• вибуття товарів, що переміщуються на інше місце продажу;
• повернення товарів постачальникам;
• знищення, втрата, використання товарів на власні потреби ФОП.

    Ті ФОП, які працюють у сфері громадського харчування та ведуть всі розрахунки з клієнтами через РРО, будуть відображати у товарному обліку тільки придбання сировини для приготування страв та напоїв. Продаж готових страв та напоїв через РРО у Формі обліку не відображатиметься.

Ведення обліку за різними місцями  продажу товарів

    Якщо ФОП має декілька торгових точок або місць продажу товарів, він повинен вести товарний облік окремо на кожному такому місці. Відповідно, для кожного місця продажу слід завести окрему Форму обліку.

Переміщення товарів між місцями продажу відображаються у Формі обліку кожного місця – див. приклад 6.

Вибуття товарів внаслідок знищення, втрати, використання товарів на власні потреби ФОП показане у прикладі 7. На кожний такий випадок складається первинний документ. За аналогією з бухобліком, таким документом може бути акт списання ТМЦ, який складається та підписується самим ФОП.

Періодичність складання Форми обліку – щомісячно. За п. 10 розділу ІІ Порядку № 496  форма обліку, первинні документи на товари мають зберігатись у місці продажу (господарському об'єкті) до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких первинних документах.

Такі документи щомісячно групуються в хронологічному порядку їх відображення у Формі обліку та/або підшиваються для подальшого зберігання разом із Формою обліку, в якій інформацію про такі документи відображено.

Порядок № 496 дозволяє вести Форму обліку в електронному форматі. Вочевидь, для щомісячного підшивання документів цю форму потрібно буде видруковувати.

Форма обліку, первинні документи на товари мають зберігатись у місці продажу (господарському об'єкті) до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких первинних документах – п. 10 розділу ІІ Порядку № 496.

Графа «Примітки» Форми обліку використовується для виправлення записів. Закреслювати неправильні записи не можна. Як здійснити виправлення, описано у п. 6 розділу ІІ Порядку № 496. Зокрема, щоб вилучити неправильний запис, у графі 9 слід написати слово «анульовано».

Щоб замінити неправильний запис на правильний, слід чинити так:

• у графі "Примітки" рядка, інформація в якому виправляється, проставляється позначка "анульовано - виправлено" із зазначенням порядкового номера рядка, в якому зазначено виправлену інформацію;
• у графі "Примітки" рядка, що містить виправлену інформацію, проставляється позначка "виправлено" із зазначенням порядкового номера рядка, інформацію з якого виправлено.

Обмеження та відповідальність

    Пунктом 9 розділу ІІ Порядку № 496 заборонено продаж товарів, на які у місцях продажу таких товарів (господарських об'єктах) відсутні:

1) первинні документи, записи про які внесено до Форми обліку;

2) відповідні записи у Формі обліку про наявні первинні документи;

3) первинні документи і записи у Формі обліку про такі первинні документи.

    Норма Закону про РРО, що регулює цей момент, міститься у п. 12 ст. 3 Закону про РРО: СГ повинні здійснювати продаж лише тих товарів (послуг), що відображені в такому обліку.

Тобто для всіх товарних запасів, що перебувають у місці продажу, повинні виконуватись дві умови одночасно:

• є первинний документ про надходження цієї партії товару;
• є запис про такий документ у Формі обліку.

    Відповідно, перед початком продажу нового товару слід зробити запис про його надходження на підставі первинного документа.

    Під час перевірки слід надати контролерам Форму обліку та первинні документи, які підтверджують облік та походження товарів – п. 12 ст. 3 закону про РРО та п. 11 розділу ІІ Порядку № 496. При цьому можна спочатку надати копії документів з подальшим пред’явленням оригіналів до закінчення перевірки.

Яка саме перевірка мається на увазі, ані Закон про РРО, ані Порядок № 496 не уточнює. Тож слід виходити з того, що це може бути будь-яка перевірка ФОП – фактична, планова або позапланова документальна (види перевірок регламентовані ст. 75 ПКУ). Вочевидь, потрібно бути постійно готовими до фактичної перевірки і завжди мати на місці продажу заповнену Форму обліку з актуальними даними та відповідні первинні документи або їх копії.

Надавати документ може як сам ФОП, так і особа, яка фактично здійснює продаж товарів (надання послуг) та/або розрахункові операції в місці продажу (господарському об'єкті) такого ФОП, тобто продавець.

    Форма обліку в електронній формі на вимогу контролерів має бути візуалізована у форматі, який дозволяє такій особі здійснити його перегляд та/або копіювання. Вище ми говорили про те, що доцільно щомісячно видруковувати Форму обліку та підшивати до неї первинні документи. За таких умов на місці продажу мають бути вже готові видруки за минулі місяці, а Форму обліку за поточний місяць можна буде видрукувати на вимогу контролерів.

І нарешті, відповідальність ФОП за неведення товарного обліку або ведення з помилками та не в повному обсязі, ненадання Форми обліку та первинних документів під час перевірки, передбачена ст. 20 Закону про РРО. А саме:

• за реалізацію товарів, які не обліковані згідно з Порядком № 496;
• за ненадання контролерам під час перевірки Форми обліку та первинних документів на всі товари, що не реалізовані, але знаходяться у місці продажу, 
• застосовується фінансова санкція у розмірі подвійної вартості таких товарів, які не обліковані у встановленому порядку, за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (наразі це 170 грн).

    Звертаємо увагу на такий момент: оскільки ФОП є вільним у встановленні цін, за якими він продає свій товар, виникає питання, яким чином при перевірці будуть визначатися «ціни реалізації» товару, якщо ФОП може змінювати цю ціну на власний розсуд хоч щодня. Оскільки вимоги товарного обліку поширюються лише на тих ФОП, які проводять розрахункові операції, скоріше за все контролери будуть дивитися на ціни товарів, запрограмовані в РРО.

Штрафні санкції, передбачені ст. 20 Закону про РРО, застосовуються лише до тих ФОП, які зобов’язані вести товарний облік.

Поточне ведення товарного обліку

    Товарний облік ведеться постійно шляхом внесення до Форми обліку інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів, які є невід'ємною частиною такого обліку – п. 1 розділу ІІ Порядку № 496. Записи вносяться в хронологічному порядку – п. 4 ІІ Порядку № 496.

Як вносити у Форму обліку поточні записи, написано у п. 3 розділу ІІ Порядку № 496.

Кожний рядок Форми обліку відповідає одному первинному документу.

У графі 6 в разі отримання товару зазначається постачальник (від кого отримано товар), а в разі вибуття товару внаслідок повернення постачальнику або продажу товару без реєстрації такого продажу через РРО – зазначається отримувач (кому повернено або кому продано товар).

У графі 7 зазначається надходження товару, а у графі 8 – вибуття. Оскільки одним документом, як правило,  не оформлюється одночасно і надходження, і вибуття товару, то ці дві графи не будуть заповнюватись в одному рядку.

Товар може надходити від:

• постачальників – закупівля товару або сировини для виробництва продукції;
• покупців – повернення раніше проданого їм товару;
• з інших місць продажу в порядку переміщення товару між місцями продажу (докладніше про це – далі).

Напрямки вибуття товару можуть бути такими:

• продаж товарів в безготівковій формі (саме так і написано в найменуванні графи 8). Насправді автори Форми обліку мали на увазі такий товар, який продано без проведення розрахункової операції – див. приклади 3 та 4.
• вибуття товарів, що переміщуються на інше місце продажу;
• повернення товарів постачальникам;
• знищення, втрата, використання товарів на власні потреби ФОП.

    Якщо товар надходить однією великою партією, а продається різним покупцям у різний час різними дрібними партіями (пам’ятаємо, що роздрібні продажі через РРО при цьому не враховуються), то у Формі обліку ці операції так і відображаються – одна прибуткова операція і декілька видаткових (див. Приклад 4).

Якщо товарний облік у сфері  торгівлі більш-менш зрозумілий, то у виробничій сфері питань виникає більше. Порядок № 496 не містить конкретних вказівок для тих, хто придбаває сировину, а продає продукцію, виготовлену з придбаної сировини.

    У графі 8 слід відобразити вибуття придбаної сировини, яка продана у складі готової продукції. Але як при цьому визначити вартість витраченої сировини на реалізовану продукцію, адже ФОП продає готову продукцію та встановлює продажну ціну саме на продукцію? На нашу думку, прибуткова частина буде включати всі прибуткові документи на сировину, а видаткова частина – вартість готової продукції, виробленої з такої сировини та проданої без застосування РРО. Вести виробничий облік витраченої сировини на реалізовану продукцію не потрібно.

Ведення обліку за різними місцями  продажу товарів 

    Якщо ФОП має декілька торгових точок або місць продажу товарів, він повинен вести товарний облік окремо на кожному такому місці. Відповідно, для кожного місця продажу слід завести окрему Форму обліку.

Переміщення товарів між місцями продажу відображаються у Формі обліку кожного місця – див. приклад 6.

Вибуття товарів внаслідок знищення, втрати, використання товарів на власні потреби ФОП показане у прикладі 7. На кожний такий випадок складається первинний документ. За аналогією з бухобліком, таким документом може бути акт списання ТМЦ, який складається та підписується самим ФОП.

Періодичність складання Форми обліку – щомісячно. За п. 10 розділу ІІ Порядку № 496  форма обліку, первинні документи на товари мають зберігатись у місці продажу (господарському об'єкті) до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких первинних документах.

Такі документи щомісячно групуються в хронологічному порядку їх відображення у Формі обліку та/або підшиваються для подальшого зберігання разом із Формою обліку, в якій інформацію про такі документи відображено.

Порядок № 496 дозволяє вести Форму обліку в електронному форматі. Вочевидь, для щомісячного підшивання документів цю форму потрібно буде видруковувати.

Форма обліку, первинні документи на товари мають зберігатись у місці продажу (господарському об'єкті) до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких первинних документах – п. 10 розділу ІІ Порядку № 496.

Графа «Примітки» Форми обліку використовується для виправлення записів. Закреслювати неправильні записи не можна. Як здійснити виправлення, описано у п. 6 розділу ІІ Порядку № 496. Зокрема, щоб вилучити неправильний запис, у графі 9 слід написати слово «анульовано».

Щоб замінити неправильний запис на правильний, слід чинити так:

• у графі "Примітки" рядка, інформація в якому виправляється, проставляється позначка "анульовано - виправлено" із зазначенням порядкового номера рядка, в якому зазначено виправлену інформацію;
• у графі "Примітки" рядка, що містить виправлену інформацію, проставляється позначка "виправлено" із зазначенням порядкового номера рядка, інформацію з якого виправлено.